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経費精算システムの平均費用と料金相場【2020年完全版】

経費精算システム

「交通費をExcelで申請するのが面倒くさい」、「領収書のチェック・管理が大変」。そんな悩みを解決してくれるのが経費精算システムです。

経費精算システムを導入すれば経費の申請から承認までワンストップで行えるようになり、領収書の書き写しや数字の確認に時間をとられることはなくなります。

また、最近の経費精算システムの多くにはICカードとの連携機能が搭載されており、SuicaやPASMOの利用履歴を交通費の明細としてそのまま取り込むことが可能です。

実際に導入する企業も多く、株式会社アイ・ティ・アール(東京都新宿区)の調査によると、経費精算システムの市場規模は2016年に50億円を突破。以降も右肩上がりで拡大を続けています。

今回はそんな経費精算システムの料金相場について解説するので、清算業務を効率化したい方はぜひ参考にしてみてください。

目次

1.経費精算システムの費用の算出方法

経費精算システムの費用は主に初期費用月額料金の2つです。

初期費用は従業員情報の登録など利用にあたっての事前準備にかかる費用。システムの仕様や搭載されている機能によって金額が変わり、近年主流のクラウド型では安価な反面、オンプレミス型(サーバーにインストールして使うシステム。いわゆる買い切り型)の初期費用は高額です。

一方の月額料金は1アカウント(従業員1人)あたりの利用料。システムによっては最低利用人数が定められていることもあります。

詳細は次章で解説しますが、平均的な相場としては初期費用が0万円から十数万円、月額料金が1アカウントあたり数百円前後。顧客管理システムや営業支援システムといった他の業務用システムと比べると総じて料金は安く、予算の限られる中小企業も導入しやすいツールと言えるのではないでしょうか。

経費精算システムの主な機能

領収書のデータ化

経費精算システムの多くにはOCR(光学文字認識)の技術が採用されており、領収書の宛名や金額を取り込んで文字コードに変換できます。スマートフォンで撮影した画像やスキャンした画像を用意すれば、Excelで手入力・計算する必要はありません。

ICカードの読み込み

Suica、PASMOをはじめとする交通系のICカードを読み込む機能です。専用のカードリーダーが必要になるものの、ICカードの利用履歴から交通費の明細を自動作成できます。

ワークフロー

経費精算の申請・承認をシステム上でワンストップで行う機能です。リマインド機能付きのワークフローが搭載された経費精算システムも多く、スピーディーに清算できるうえ申請用紙を紛失してしまったりするリスクもなくなります。

規定違反のチェック

経費として認められる費目、上限金額など、経費に関する社内ルールをあらかじめ登録しておくことで、違反があった場合にアラート通知されます。ワークフローとあわせて利用するのが効果的です。

費目別に見る経費精算システムの費用の相場

費目 相場
初期費用 0円から15万円(クラウド型の場合)
月額料金 1アカウントあたり月額300円から800円

続いて費目別の料金相場についてご紹介します。

初期費用

従業員情報の登録やシステムの初期設定にかかる費用です。前述の通りシステムの機能・仕様によって金額が変わります。

相場としては、サーバーの準備なしで使えるクラウド型が0円から15万円前後。一方のオンプレミス型は100万円を超えるものも少なくなくありませんが、近年は手軽なクラウド型が人気を集めており、オンプレミス型の経費精算システムを導入する企業は減っているようです。

冒頭で触れた株式会社アイ・ティー・アールによる調査でも、2021年までにマーケット全体の約90%をクラウド型が占めるようになると予測されています。

月額料金

経費精算システムのアカウント数(利用人数)にあわせて毎月発生する費用です。近年主流となっているクラウド型経費精算システムで1人アカウントあたり月額300円から800円前後が相場です。

経費精算システムを提供する会社の多くはアカウント数に応じた割引制度を設けており、利用人数が増えるほど1アカウントあたりの単価は下がります。

たとえばイージーソフト株式会社(神奈川県相模原市)が提供している「eKeihi Cloud」の場合、50名の利用で1アカウントあたり月額580円の料金が、500名の利用だと月額274円まで安くなるようです。

また、なかにはワークフローやICカードの読み取りといった個別の機能ごとに料金を設けている経費精算システムも。

見落としがちな費用にも注意

経費精算システムのなかには、会計ソフトとの連携や振り込みデータの作成、航空券などの一括手配といったオプション機能が搭載されたものも少なくありません。そうしたオプション機能を利用すると、1機能あたり月額1,000円から3,000円前後の追加費用がかかります。

また、システムの導入にあたってネットワーク環境が整っていない場合、別途工事費備品代が必要になるので注意しましょう。

【これだけは押さえておきたいポイント】
  • 初期費用の相場は0円から15万円前後(クラウド型の場合)
  • 月額料金の相場は1人あたり月額300円から800円前後
    利用人数が増えれば単価は下がる
  • その他、オプション費用やネットワーク構築の費用がかかることも

2.従業員数別に見る経費精算システムの費用の相場

従業員数 相場
100名 月額4万円から6万5,000円
300名 月額8万円から12万円

続けて従業員別の料金相場を見ていきましょう。

従業員100名の会社が経費精算システムを導入する場合

従業員数100名の会社が、ワークフローやICカード連携機能が付いた経費精算システムを導入し、全社員にアカウントを配布すると、月額費用は4万円から6万5,000円前後

予算に限りがある場合は、必要な機能ごとに課金できるシステムを選ぶ、アカウントの割り当てを制限(経費を使う機会の多い営業と経理スタッフのみアカウントを配布など)するのも1つの手段でしょう。

従業員300名の会社が経費精算システムを導入する場合

一方、従業員300名の会社が経費精算システムを導入すると、月額費用は8万円から12万円前後。前述のオプション機能などよってさらに費用が上乗せされることもあるので、契約時に不要な機能が含まれていないか確かめておきましょう。

ちなみに経費精算システムを提供している会社のほとんどは従業員1,000名前後までの企業をメイン顧客としており、1,000名を超える場合の料金は都度見積もりとなるケースが多いようです。

【これだけは押さえておきたいポイント】
  • 従業員100名の会社が経費精算システムを導入すると
    月額費用は4万円から6万5,000円前後
  • 従業員300名の会社が経費精算システムを導入すると
    月額費用は8万円から12万円前後

3.なぜ価格が違う?価格差の出る理由

先に述べてきたように、経費精算システムの料金は基本的に利用人数に応じて決まります。従業員数がそれほど多くない予算の限られた中小企業の場合、1名単位で利用できる経費精算システムも選択肢の1つになるのではないでしょうか。

たとえば株式会社バルテック(東京都新宿区)の「ハイ!経費」は最低利用人数の制限がなく、1アカウントあたり初期費用1,000円・月額300円から利用できます。

その一方、経費精算システムの多くは利用人数が増えるほど単価が下がる料金体系になっているので、近いうちに増員を見込んでいる場合などは、あらかじめアカウント数に余裕があるプランを選んだ方がランニングコストを抑えられるでしょう。

【これだけは押さえておきたいポイント】
  • 経費精算システムの料金は主に利用人数によって決まる
  • 従業員数が少ないうちは1名単位で契約できるシステムも選択肢の1つ
  • 一方、増員の予定がある場合などはアカウント数に余裕があるシステム、
    プランを選びたい

4.実際に経費精算システムの料金を調べてみた

実際に料金を公開している経費精算システムを見つけたので、参考までにご紹介します。

「楽楽清算」(株式会社ラクス)
費目 料金
初期費用 10万円
月額料金 3万円から(利用人数に応じて変動)
「ジョブカン経費精算」(株式会社Donuts)
費目 料金
初期費用 無料(別途初期設定の有償オプションあり)
月額料金 1アカウントあたり400円
「eKeihi Cloud」(イージーソフト株式会社)
費目 料金
初期費用 無料
月額料金 2万9,000円(50名で利用の場合)

5.経費精算システムの導入で失敗しないためには

最後は経費精算システムを選ぶ際のポイントについて、3つに分けてご紹介します。

業務課題を整理する

自社に合う経費精算システムを選ぶためには、まず業務課題を整理することが第一。

日ごろ経費を精算することの多い営業スタッフや経理の担当者からヒアリングし、現状の経理の仕組みのどこに問題点があるのか、どうなれば正確・スピーディーに清算できるのか洗い出しておきましょう。業務課題が浮き彫りになれば、おのずと必要なシステムの形も見えてくるはずです。

事前に使い勝手を確かめる

経費精算システムを導入しても、操作に戸惑ってしまうようでは意味がありません。業務効率化のためにコストをかけて導入したのに、使いづらいのは本末転倒です。

また、クラウド型の場合はサーバーが他社と共用のため、月末にアクセスが集中して処理が遅れる可能性もあります。そういった点も含め、事前に使い勝手を確かめておくのも大事なポイントの1つ。具体的な方法としては無料版や無料トライアル期間を利用するといいでしょう。オンラインデモを用意しているサービスもあるようです。

アフターサポートに目を向ける

万が一のトラブルや不具合を考えると、経費精算システムの提供元のサポート体制に目を向けたいもの。メール・電話でのサポートに加えて、チャットでの問い合わせに対応している会社のシステムなら安心して利用できるでしょう。

6.経費精算システム選びで迷ったらアイミツへ

今回は経費精算システムの費用について解説しました。みなさまの参考になれば幸いです。

なお、アイミツではおすすめの経費精算システム15選を紹介した記事を公開しているので、ぜひあわせてご覧ください。

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著者

imitsu編集部

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